Membuat Dokumen Dengan OpenOffice Writer

OpenOffice Writer merupakan salah satu program pengolah kata seperti Microsoft Word. Banyak pengguna yang menyukai program aplikasi ini karena kemiripannya dengan Microsoft Word. Program OpenOffice cukup kompatibel dengan Microsoft Word, Anda dapat membuka dokumen word di dalam OpenOffice dan dapat menyimpannya kembali dalam format word yang diperlukan.

Mengenala Menu Dan Area Kerja

OpenOffice Writer terdiri dari area kerja dan menu-menu standar yang akan memudahkan dalam pembuatan surat dan dokumen kerja lainnya. Tampilan OpenOffice Writer secara keseluruhan, baik Menu Bar dan ToolBar hampir sama dengan yang ada di Microsoft Word. Toolbar-toolbar yang ada di OpenOffice Writer adalah:

• New adalah membuat dokumen Baru. Selain dengan tombol tersebut Anda juga dapat memilih menu File lalu klik New.
• Open adalah membuka dokumen yang sudah pernah dibuat. Selain menggunakan tombol tersebut Anda juga dapat menggunakan menu File lalu klik Open dan kemudian file writer (*.sxw) yang Anda maksudkan.
• Save adalah menyimpan dokumen yang sedang anda kerjakan saat ini. Selain menggunakan tombol tersebut Anda juga dapat menggunakan menu File lalu klik Save dan beri nama sesuai yang kita inginkan.
• Print adalah untuk mencetak dokumen yang anda kerjakan.
• Cut adalah untuk memindahkan atau manghapus teks.
• Copy adalah untuk menyalin teks atau gambar dan paste untuk menampilkan setelah menekan Copy.

Selain tombol-tombol diatas anda juga dapat menggunakan shortcut keyboard seperti berikut ini:

·           Ctrl N digunakan untuk membuat dokumen Baru.

·           Ctrl O digunakan utnuk membuka dokumen yang sudah pernah dibuat.

·           Ctrl S digunakan untuk menyimpan dokumen yang sedang anda kerjakan saat ini.

·           Ctrl P digunakan untuk mencetak dokumen.

·           Ctrl C digunakan untuk menyalin atau mengcopy teks.

·           Ctrl X digunakan untuk memindahkan atau menghapus teks.

·           Ctrl V digunakan untuk menampilkan hasil copy.

Tampilan lain dari OpenOffice Writer adalah Teks Area yang merupakan area kerja berupa halaman kosong yang dapat anda gunakan untuk memasukkan, mengedit teks dll. Sedangkan Insertion Point merupakan petunjuk ke area kerja yang dapat ditulisi.

Mengatur Ukuran Kertas Dan Margin

Margin adalah jarak antara pinggir halaman kertas dengan area teks. Anda dapat mengubah ukuran page dan margin dokumen dengan langkah – langkah berikut:

·           Pilih icon Page Style pada stylist

·           Klik kanan pada style default untuk menampilkan context menu.

·           Pilih modify

·           Pilih Page Tab dan tentukan ukuran margin dan bisa dilakukan dengan klik Format klik Page jika Anda mengubah margin melampaui batasan daerah cetak, akan muncul jendela pesan (alert) yang memperingatkan Anda.

Mengatur Format Dokumen.

Pengaturan teks dilakukan melalui menu Format klik character. Menu ini memiliki beberapa tab yaitu:

·           Tab Font digunakan untuk memilih jenis, ukuran, dan style huruf .

·           Tab Font Effects bersisi efek-efek untuk ditambahkan pada teks Anda seperti garis bawah, bayangan dll. Beberapa pilihan efek:

·           Underlining untuk memberikan garis bawah pada teks.

·           Strikethrough untuk memberikan efek garis pada bagian tengah huruf.

·           Font color untuk mengubah warna teks.

·           Effect untuk memberi efek semua huruf menjadi capital, huruf kecil dll.

·           Relief untuk memberikan kesan timbul pada teks.

·           Tab Position digunakan untuk mengatur peletakan teks, apakah berada diatas atau dibawah garis normal.

·           Rab Hyperlink digunakan untuk me-link ke suatu situs.

·           Tab Background digunakan utnuk menambahkan background pada teks Anda.

Mengatur Format Paragrafs

Pengaturan Format Paragraf melalui menu Format lalu klik Paragraf atau klik kanan pada paragraph yang disorot tersebut dan pilih Paragraf. Menu ini memiliki beberapa tab yaitu:

·           Indent& spacing digunakan untuk memberikan identitas dan spasi pada paragraph. Kolom-kolom yang ada pada indent antara lain:

·           From Left untuk menyatakan jarak dari paragraf dengan margin kiri.

·           From Right untuk menyatakan jarak dari paragraf dengan margin kanan.

·           From Line untuk menyatakan jarak baris pertama dari paragraph dengan margin kiri.

·           Top untuk menyatakan jarak dari suatu paragraf dengan paragraf sebelumnya.

·           Bottom untuk menyatakan jarak dari suatu paragraf dengan paragraf sesudahnya.

·           Aligment untuk meratakan teks dengan pilihan sebagai berikut:

·           Left untuk rata kiri (Ctrl+L).

·           Right untuk rata kanan (Ctrl+R).

·           Centered untuk rata tengah (Ctrl+E).

·           Justified untuk rata kiri-kanan (Ctrl+J).

·           Text Flow digunakan untuk mengontrol hyphenation (pemisahan kata).

·           Numbering digunakan untuk pembuatan nomer secara otomatis.

·           Tab digunakan untuk membuat tabulasi untuk paragraph tersebut.

·           Drop Caps digunakan untuk membuat sejumlah karakter di awal kalimat menjadi berukuran lebih besar.

·           Border untuk memberikan bingkai pada paragraph tersebut.

·           Background untuk memberikan latar belakang baik warna maupun gambar pada paragraph.

Menggunakan Stylist (Tempate)

Menggunakan stylist dapat mempercepat pekerjaan anda dalam mengatur paragraph, character dan sebagainya, untuk memunculkan jendela stylist tekan F11. Stylist memiliki sebuah toolbar dengan lima icon. Yaitu:

·           Paragraf

·           Character

·           Frame

·           Page

·           Numbering

Ditambah 3 icon dikanan. Yaitu:

·           Fill Format Mode

·           New Style Form Selection

·           Update

Untuk mengaplikasikan suatu style ke paragraph, sorot kemudian klik dua kali pada style yang diinginkan. Kalu style baru klik kanan pada salah satu style dan pilih New lalu pilih modipy untuk mengubah style.

Mengatur Penomoran

Bila anda ingin memilih jenis bullet atau penomoran, klik menu format klik bullet/ Numbering. Dan pada menu tersebut anda juga dapat menggunakan penomoran bertingkat.

Membagi paragraph ke dalam kolom

Klik Menu format klik Columns. Selanjutnya anda dapat menentukan jumlah kolom yang diinginkan, serta mengatur lebar masing-masing kolom. Selain itu anda juga dapat menentukan apakah akan diber garis pemisah atar kolom atau tidak.

Menambahkan Drop Caps

Drop Caps adalah sejumlah huruf atau  kata pertama dari suatu paragraph yang dibesarkan sehingga menempati ruang beberapa baris dari paragraph yang dibesarkan sehingga menempati ruang beberapa baris dari paragraph tersebut. Maka blok paragarf yang akan menggunakan Drop Caps, kemudian pilih menu Format lalu klik tab Drop Caps. Pada bagian Settings aktifkan pilihan “Display Drop caps”. Pilihan “Whole Word” akan menjadikan kata pertama dari paragraph Anda menjadi besar. Pilihan “Number of Character” mengatur jumlah karakter yang akan dijadikan drop Caps. Untuk menentukan tinggi drop caps isislah pilihan “Lines” dengan jumlah baris yang diinginkan. Semakin besar jumlah baris yang diisikan semakin tinggi pula drop caps tersebut.

Memanfaatkkan Tabulasi

Tabulasi digunakan untuk mengatur jarak antar teks didalam satu baris. Dengan adanya tabulasi hasil ketik setiap baris dapat menjadi lebih rapi. Anda cukup menggunakan mouse dan mengarahkannya ke penggaris dan klik apabila muncul tanda ∟ pada penggaris. Selain itu cara lain klik menu format lalu klik paragraf selanjutnya pilih menu Tabs. Untuk mengatur posisi/ lokasi tabs isilah jarak yang anda inginkan. Tabulasi sendiri memiliki beberapa tipe:

·           Left digunakan untuk baris atau paragraf yang diberi tabulasi akan menjadi rata kiri dengan jarak tertentu.

·           Right digunakan untuk baris atau paragraf yang dibeli tabulasi akan menjadi rata kanan dengan jarak tertentu.

·           Centered digunakan untuk baris atau paragraf yang dibeli tabulasi akan menjadi rata tengah dengan jarak tertentu dari margin kanan.

·           Decimal digunakan untuk baris-baris yang diberi tabulasi jenis ini akan menjadi rata mengikuti tanda desimalnya.

Jenis karakter yang dapat digunakan sebagai pengisi diantaranya adalah titik (…..), tanda minus (-----) dan garis bawah (___).

Menambahkan Gambar

Untuk memasukkan gambar yang anda miliki ke dalam dokumen, masuklah ke menu Insert pilih Graphics klik From file. Setelah itu pilih gambar yang diinginkan. Untuk mengatur gambar, lakukan dengan klik kanan pada gambar kemudian pilih item menu graphics. Menu size mennetukan besar gambar yang akan ditampilkan. Untuk mempertahankan ukuran gambar agar tetap berada dalam skala aktifkan pilihan keep proportional. Menu Anchor menentukan perlakuan yang akan diberikan pada gambar tersebut. Pilihan “As Character” akan membuat gambar dianggap sebagai karakter.

Membuat Tabel

Pilih menu Insert klik Table. Kemudian isikan nama table, serta jumlah kolom dan baris. Berikut ini pilihan lain yang tersedia:

·           Header digunakan untuk menyertakan header.

·           Repeat header digunakan untuk mengulangi header pada tiap halaman.

·           Don’t split table digunakan untuk pemotongan table oleh pergantian halaman.

·           Border digunakan untuk batas pinggir pada table.

·           Untuk mengubah variasi pada table dapat dilakukan dengan klik kanan pada table pilih autoformat.

·           Untuk mengubah lebar kolom klik kanan pilih tab coloumns.

·           Untuk menyisipkan baris klik kanan pilih Row klik insert kemudian isikan jumlah baris yang diinginkan.

·           Untuk menyisipkan kolom klik kanan pilih coloumns klik insert kemudian isikan jumlah kolom yang diinginkan.

Memanfaatkan formula

Perhitungan sederhana seperti penjumlahan, pengurangan, perkalian dll. Kita bisa menggunakan formula dengan cara klik pada sel tujuan kemudian ketikkan tanda sama dengan (=). Secara otomatis akan muncul line, klik pada sel yang akan dihitung hasilnya, maka pada input line akan muncul nama sel yang ditunjuk ( contoh <A1>). Masukkan operator perhitungan dan setelah selesai tekan <enter>.

Menambahkan Header Dan Footer

Untuk menambahkan header dan footer pada halaman dokumen Anda lakukan melalui menu Insert klik header dan Insert klik footer. Dan untuk nomor halaman lakukan dengan masuk ke menu Insert pilih Fields klik page numbers.

Memberikan Catatan Kaki (Footnote)

Pilih menu Insert klik Footnote sesudah melakukan blok pada kata-kata yang ingin diberi catatan kaki. Pilihan automatic akan memilih angka sebagai petunjuk footnote. Jika anda memilih untuk karakter tertentu, maka pilih opsi Character dan tentukan karakter yang akan digunakan melalui isian disebelahnya atau tombol yang disediakan dibawah isian.

Mail Merge

Dalam pembuatan sebuah surat yang isinya serupa tetapi dialamatkan ke sejumlah orang yang berbeda-beda akan memakan banyak waktu apabila anda melakukan pengisian nama dan alamat satu per satu. Pertama harus m,embuat data source dengan masuk kemenu tools klik data source lalu klik New Data Source. Dan isikan name, Database Type kemudian data source URL diisi dengan menyesuaikan letak file (direktori). Bila Anda klik pada tab tables, maka akan dimunculkan semua table yang terdapat pada data source tersebut. Untuk membuat table baru, klik New Table Design. Selanjutnya anda dapat mengisikan tipe data pada field-field table tersebut. Pada contoh Nama, alamat dan Kota. Setelah selesai pengisian simpan pekerjaan dengan memilih klik File lalu Save kemudian isikan nama table. Tekan tombol F4 untuk memunculkan table kemudian isi masing-masing kolom dengan data yang diinginkan.Klik pada kolom pertama (kolom Nama) kemudian drag ke dokumen lalu lakukan juga pada kolom yang lain. Untuk mencetaknya harus memilih record yang akan dicetak dengan menggunakan blok itu, klik tombol Mail Merge. Setelah muncul tampilan seperti gambar di bawah ini, klik Ok untuk mencetak ke kertas.